Estar ocupado y estar ocupado en lo correcto, son dos cosas muy diferentes.
Para mí, los días más cansados son aquellos en donde hice "mucho" pero no me quedó claro el "por qué" de lo que hice (propósito). A mí me pasa, seguro a ustedes también les ha pasado. Todos queremos ser Productivos.
Es por eso que quiero compartir Las 10 Cosas más importantes que debemos saber sobre el "Bulky" Tasking. "Bulky" Tasking vs Multi-tasking.
El término se me ocurrió porque suena a "Multi" y por su raíz en inglés que es "bulk" o algo grande. Bulky-tasking es lo que conocemos como "Batch-Tasking" o trabajo por lote; en otras palabras, es agrupar tareas similares para avanzar todas las tareas posibles sobre una agrupación específica en determinado bloque de tiempo (asi lo veo yo).
Algunos dirán que es utópico o que eso no funciona para todos los rubros. Pero mi experiencia me dice que todo tipo de rubro tiene procesos, un inicio y una salida, por ende, si es posible. Solo debemos encontrar en nuestro proceso una forma sistemática de atender el negocio por bloques y no solo reaccionar a cuantas tareas se pongan por delante.
Entremos a los detalles, ¿les parece?
1. Definición: La agrupación de tareas, el arte de abordar tareas similares consecutivamente contrasta fuertemente con la frenesí de la multitarea, donde la atención se divide entre diversas actividades. Imagina esto: elaborar un informe sin sucumbir al llamado de las notificaciones de correo electrónico o el atractivo de las actualizaciones en redes sociales.
2. Enfoque: Considera la agrupación de tareas como un rayo láser, concentrando tus esfuerzos en una tarea a la vez. La multitarea, por otro lado, se asemeja a hacer malabares, un acto constante de equilibrio donde el riesgo de dejar caer la pelota está siempre presente.
Batch Tasking: Pro: Mayor profundidad en cada tarea. Con: Menos flexibilidad para cambios repentinos.
Multi-tasking: Pro: Adaptabilidad a situaciones cambiantes. Con: Menor atención y calidad en cada tarea.
3. Eficiencia: La agrupación de tareas opera bajo el principio de la eficiencia mediante la concentración. Al minimizar el cambio de contexto, capitaliza el impulso obtenido al completar tareas en secuencia. Imagina la satisfacción de marcar elementos en tu lista de pendientes sin los malabares mentales de la multitarea.
Batch Tasking: Pro: Mayor flujo y momentum. Con: Menos adaptabilidad a tareas imprevistas.
Multi-tasking: Pro: Sensación de estar ocupado. Con: Menor atención y posiblemente más errores.
4. Calidad del Trabajo: La calidad florece en el mundo de la agrupación de tareas. Sumérgete en cada tarea, permitiendo una atención meticulosa a los detalles, y observa cómo la calidad de tu trabajo se eleva. Es la diferencia entre un boceto apresurado y una obra maestra.
Batch Tasking: Pro: Mayor detalle y precisión. Con: Menos capacidad para abordar una variedad de tareas rápidamente.
Multi-tasking: Pro: Aparente versatilidad. Con: Menor atención a los detalles
5. Niveles de Estrés: ¿Alguna vez has sentido el peso de múltiples tareas presionando sobre tus hombros? La agrupación de tareas brinda alivio al ofrecer un enfoque estructurado, reduciendo el estrés asociado con el cambio constante de tareas.
Batch Tasking: Pro: Mayor sensación de control. Con: Puede sentirse menos ágil en situaciones de alta demanda.
Multi-tasking: Pro: Apariencia de ser productivo. Con: Mayor fatiga mental y emocional.
6. Gestión del Tiempo: Imagina tu día como un baile bien coreografiado, donde cada agrupación representa una rutina sincronizada. La agrupación de tareas facilita una mejor gestión del tiempo al asignar bloques específicos a tareas similares, permitiendo un flujo sin problemas.
Batch Tasking: Pro: Mayor planificación y organización. Con: Menor adaptabilidad a cambios repentinos.
Multi-tasking: Pro: Potencial para abordar varias tareas. Con: Menos control sobre el tiempo.
7. Priorización: La agrupación de tareas fomenta una priorización consciente. Clasifica las tareas según la similitud o urgencia, proporcionando un mapa para abordar tu lista de pendientes con propósito.
Batch Tasking: Pro: Toma de decisiones más consciente. Con: Puede ser menos efectivo en situaciones de urgencia.
Multi-tasking: Pro: Aparente versatilidad. Con: Menos atención a tareas importantes.
8. Flexibilidad: En el reino de la agrupación de tareas, la flexibilidad no se sacrifica. Cada agrupación permite ajustes dentro de sus límites, adaptándose a circunstancias imprevistas mientras se mantiene el enfoque.
Batch Tasking: Pro: Ajustes posibles dentro de cada bloque. Con: Menos capacidad para responder rápidamente a cambios externos.
Multi-tasking: Pro: Adaptabilidad aparente. Con: Menos previsión y planificación a largo plazo.
9. Carga Cognitiva: La agrupación de tareas es una aliada cognitiva, manejando la carga de manera efectiva al eliminar la necesidad de cambiar constantemente de tarea. Es como despejar tu espacio mental para un rendimiento óptimo.
Batch Tasking: Pro: Mayor claridad mental. Con: Puede sentirse menos ágil en situaciones que requieren múltiples enfoques.
Multi-tasking: Pro: Sensación de ocupación constante. Con: Fatiga mental y menor retención de información.
10. Planificación a Largo Plazo: La agrupación de tareas se alinea perfectamente con la planificación a largo plazo. El progreso constante en áreas específicas con el tiempo transforma tus victorias diarias en una base para lograr metas más grandes.
Batch Tasking: Pro: Consistencia en el progreso a lo largo del tiempo. Con: Menos capacidad para abordar cambios bruscos en objetivos a largo plazo.
Multi-tasking: Pro: Aparente adaptabilidad. Con: Menos enfoque en metas a largo plazo.
Las estadísticas muestran que los trabajadores que adoptan la agrupación de tareas experimentan un aumento del 20% en la productividad en comparación con sus contrapartes multitarea. Según la Asociación Americana de Psicología, una persona que practica el multi-tasking, pierde el 40% de productividad y en escenarios como manejar un vehículo, quitar la vista del frente por ver un celular es una decisión riesgosa, ya que puede avanzar más 7 metros en medio segundo con un vehículo a 30 mph; algunas personas se quedan hasta +3 segundos y velocidades más rápidas (pasa de desenfoque a irresponsabilidad).
Te comparto mis recomendaciones para que tengas días más productivos. No todos los días serán iguales, pero no podemos dejar que las "urgencias" sean parte de nuestro día, TODOS LOS DÍAS.
Te dejo esta plantilla para tu Agenda de la Semana.
No comiences tu día leyendo correos, revisa el plan del día (debe estar amarrado al Plan de la Semana, del Mes y del Año). Cada día debe ser una extensión de Nivel 4. Podemos hablar más de esto en otro artículo.
Atiende las cosas Relacionadas a Tus Proyectos del Año durante la mañana (cuando se pueda) - mueve la pelota con las cosas que están estancadas de tus proyectos directos o proyectos de tu personal a cargo. (Lo Estratégico)
Atiende por la tarde reuniones que tengan que ver con Asuntos de Mantenimiento a los Sistemas de Gestión. (Lo Operativo)
Deja 4 bloques de tiempo para responder correos - 15 minutos (1 hr diaria); te recomiendo que organices tu Inbox por carpetas y dirige los correos Importantes a esas carpetas para darles prioridad.
15 minutos temprano por la mañana
15 minutos antes de almuerzo
15 minutos por la tarde
15 minutos al final del día
Puedes poner en tu firma de correo - "si urge, llamar al teléfono" - Ahora existe Teams y WhatsApp (son vías más rápidas de comunicación para consultas más directas y puntuales. Pero, si algo urge, mejor llamar y hacer contacto inmediato).
Al final del día, revisa lo que lograste de las cosas que, Si Importan, y si no avanzaste o terminaste, tu próximo día debes, intencionalmente, poner todo tu esfuerzo por hacer avanzar las cosas o determinarte para completar alguna tarea que debía completarse anteriormente para no retrasar tareas posteriores (como enviar una orden de compra para asegurar la entrega o despacho de un bien que se necesita para un proyecto).
Esto está directamente relacionado con el Hábito # 3 de Franklin Covery - Poner Primero lo Primero. Cómo Líderes es importante que desarrollemos este hábito y administremos nuestro día de esa forma - en especial, si somos los líderes. Necesitamos dar Visión al equipo y mantener al equipo con la mirada en el largo plazo y evitar que su recurso más valioso (El tiempo) se pierda en "urgencias" sin un valor real.
Recuerda, no se trata de hacer más; se trata de hacer lo que es Correcto y hacerlo mejor.
Libros Recomendados sobre Productividad:
"Deep Work" de Cal Newport
"Hábitos Atómicos" de James Clear
"La Semana Laboral de 4 Horas" de Timothy Ferriss
"Organízate con Eficacia" de David Allen
"Esencialismo" de Greg McKeown
"Mentalidad: La Nueva Psicología del Éxito" de Carol S. Dweck
"El Poder del Hábito" de Charles Duhigg
"La Sencilla Verdad" de Gary Keller y Jay Papasan
"Come Ese Sapo" de Brian Tracy
"Impulsados: La Sorprendente Verdad sobre lo que nos Motiva" de Daniel H. Pink
Si llegaste hasta aquí, ¡muchas gracias! Espero que esto te sirva mucho.
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